Viele Unternehmen müssen damit leben, dass ein Teil der Kunden zu spät oder gar nicht zahlt. Sicherlich ist es dir auch schon passiert, dass einige Kunden Rechnungen nicht zahlen und dir Stress bereiten, den du nicht haben solltest. Unabhängig davon, ob dein Kunde ein Unternehmer oder Verbraucher ist, zahlt er seine Rechnung nicht, bleibt nur noch das Inkassoverfahren.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, was die Hauptgründe für das Nichtbezahlen von offenen Rechnungen sind. Darüber hinaus erfährst du Schritt für Schritt, wann Inkasso beauftragen sinnvoll ist und wie du vorgehen solltest, wenn du seriöses Inkasso beauftragen willst.
Was jeder wissen sollte, wenn der Kunde nicht zahlt.
Wenn die Zahlung deines Kunden auf sich warten lässt, haderst du vielleicht, wie so mancher Unternehmer in Deutschland, zunächst mit dir. Solltest du Inkasso beauftragen, um die Forderung durchzusetzen oder lieber nicht? Gerade, wenn mit dem nun säumigen Kunden vormals eine gute und angenehme Geschäftsbeziehung bestand, möchtest du die Angelegenheit wahrscheinlich am liebsten anders regeln.
Deshalb zeigst du Verständnis, doch wirst immer wieder mit neuen Ausreden vertröstet. Du willst den Kunden nicht verlieren, aber auf der anderen Seite irritiert es dich auf dein Geld zu warten, denn du hast ja deine Leistung bereits mangelfrei abgeliefert.
Das alles kostet dich Zeit, verursacht Aufwand und bremst deine Effizienz. Zugleich stehst du unter Druck, denn jeder Tag, der vergeht, verringert die Wahrscheinlichkeit, dass dein Kunde die Rechnung bezahlt.
Doch wie solltest du eigentlich damit umgehen, wenn ein Kunde nicht zahlt? Die Frage ist, ob du dich an der Nase herumführen lassen willst oder dich schnell für eine Strategie entscheidest und ins Handeln kommst. Der professionelle Umgang mit den Forderungen ist für die Rückzahlungsquoten entscheidend!
Inkasso beauftragen ist in den Augen vieler Menschen gleichbedeutend mit dem Ende der Geschäftsbeziehung. Doch das Gegenteil ist der Fall, wenn es die richtigen machen.
Begleicht dein Kunde seine Rechnungen nicht, hat das oft die gleichen Gründe: Entweder er ist nicht zahlungswillig oder nicht zahlungsfähig. In beiden Fällen stehst du bzw. dein Unternehmen vor ausbleibenden Einnahmen.
Inkasso beauftragen, kann in solchen Situationen sinnvoll sein. Inkassounternehmen sind Experten für ein ganzheitliches Forderungsmanagement. Sie kennen alle Facetten rund um das Thema unbezahlte Rechnungen, bieten ihren Auftraggebern umfassende und kompetente Beratung und kümmern sich um die Einziehung des Geldes.
Was sind die Hauptgründe für das Nichtbezahlen von offenen Rechnungen?
Laut einer Trendumfrage des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) ist der Hauptgrund, warum Verbraucher Rechnungen derzeit nicht wie vereinbart begleichen, Überschuldung. 76 Prozent der Inkassounternehmen melden das. Besonders oft stellen die Inkassofirmen aber auch ein unkontrolliertes Konsumverhalten (66 Prozent) sowie ein vorsätzliches Nichteinhalten von Zahlungsverpflichtungen (48 Prozent) als Ursache fest, warum Unternehmen auf das ihnen zustehende Geld von Verbrauchern warten müssen.
Die Inkasso-Umfrage belegt, dass das vor allem konsumintensive Branchen trifft. 55 Prozent der Inkassounternehmen melden, dass der Onlinehandel Schwierigkeiten hat, das Geld seiner Kunden pünktlich zu erhalten. Jeder Zweite in der Umfrage (50 Prozent) nennt zudem Energieversorger. Weitere Problembranchen sind demnach das Handwerk (44 Prozent), Betreiber von Fitnessstudios (44 Prozent) und Vermieter (32 Prozent).
Auf die Frage, warum gewerbliche Schuldner Rechnungen nicht wie vereinbart bezahlen, nennen 67 Prozent der Inkassounternehmen einen vorübergehenden Liquiditätsengpass. 52 Prozent beobachten hohe Zahlungsausfälle innerhalb der eigenen Kundschaft als Ursache. Verfügt das Unternehmen dann auch nur über ein schwaches betriebliches Forderungsmanagement, drohen Liquiditätsengpässe, die es ihm erschweren, eigene Zahlungsverpflichtungen rechtzeitig zu erfüllen – der Dominoeffekt bei der Zahlungsmoral.
Wann ist Inkasso beauftragen sinnvoll?
Wie hoch muss eine offene Rechnung sein bzw. wie viele überfällige Rechnungen musst du haben, damit sich Inkasso beauftragen lohnt? Grundsätzlich kannst du als Auftraggeber frei entscheiden, wann du Inkasso beauftragen willst, einzige Voraussetzung ist, dass du mindestens eine Forderung hast die fällig und nicht bestritten ist. Es gibt auch keinen Mindestbetrag für die Forderungsübergabe.
Die Ausgliederung des Forderungsmanagements an ein Inkassounternehmen ist auch für dich von Vorteil, da die überfälligen Forderungen mit betriebseigenen Kapazitäten zumeist nicht so effizient beigetrieben werden können. Gerade durch die geringere Arbeitsbelastung und die juristische Unterstützung, also das Know-How, dass du als Kunde vom Inkassounternehmen erhältst, profitierst du als Auftraggeber sehr.
Zahlt dein Schuldner nicht, so ist Inkasso beauftragen für viele Auftraggeber die effektivste Lösung. Wenn du Zahlungsausfälle erlebst und diese reduzieren willst, solltest du auf Fachwissen und Erfahrung setzen, um die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Zahlung zu erhöhen, indem du Inkasso beauftragst.
Inkasso beauftragen – das solltest du unbedingt beachten!
Hast du dich dazu entschieden, ein Inkassobüro zu beauftragen, sind die weiteren Schritte in der Regel unkompliziert. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Forderungen an Inkassounternehmen zu übertragen. Die meisten Inkassofirmen bieten Auftraggebern mittlerweile online Inkassoportale zur Fallübergabe, darüber hinaus ist die Übersendung der Fälle auch via Post, Fax bzw. E-Mail möglich. Wichtig ist, dass die Übergabe der Forderungen an das Inkassounternehmen zeitnah geschieht und dein Mahnrythmus nicht wesentlich verzögert wird.
Nun geht es darum, das richtige Inkassounternehmen zu finden. Um dir die Wahl des Inkassopartners zu erleichtern, solltest du dir Gedanken darüber machen, was dein Bedarf beziehungsweise was dir wirklich wichtig ist? Hast du zum Beispiel nur relativ wenige Forderungen zur Einziehung, könnte sich vielleicht ein kleiner regionaler Dienstleister empfehlen. Hast du dagegen Kunden in ganz Deutschland, solltest du ein überregional ausgerichtetes Unternehmen, wie uns, wählen.
Was ist dir in Bezug auf die Zusammenarbeit mit einem Inkassodienstleister wichtig? Das könnte zum Beispiel eine Sicherstellung zügiger Bearbeitung der Inkassofälle sein. Wie möchtest du mit dem Inkassounternehmen kommunizieren per E-Mail oder Telefon? Wie kannst du sicherstellen, dass dein Auftraggeber die Forderungen korrekt abwickelt, also welche Statistiken kannst du bekommen bzw. benötigst du? Wie wichtig ist dir eine schnelle und korrekte Abrechnung der eingezogenen Gelder?
Wir hören immer wieder von Unternehmen, die hier bereits schlechte Erfahrungen gemacht haben, da Ihnen plötzlich Auslagen für Drittkosten, wie Anschriftenermittlungen, Gerichtskosten für den Mahnbescheid oder für die Zwangsvollstreckungsmaßnahmen in Rechnung gestellt wurden, wenn der Schuldner nicht zahlte. Diese Auslagen übersteigen die Kosten der außergerichtlichen Forderungseinziehung um ein Vielfaches.
Der Schuldner muss die Kosten der Beauftragung als sogenannte Verzugskosten an den Gläubiger ersetzen. Oft wird die Inkassodienstleistung aus diesem Grund bei der Geschäftsanbahnung scheinbar „kostenlos“ angeboten, doch wenn der Schuldner nicht bzw. nur teilweise zahlt kann es teuer werden.
Um bedauerliche Überraschungen zu vermeiden, solltest du bevor du Inkasso beauftragst, die folgenden Fragen stellen: Was kostet es mich, wenn der Schuldner nicht bzw. nur teilweise zahlt? Was passiert im Nicht- bzw. Teilerfolgsfalle mit den Auslagen für Drittkosten, wie Gerichtskosten, Anschriftenermittlungen und Bonitätsabfragen usw.? Gibt es Erfolgsprovisionen, Einrichtungsgebühren, Nichterfolgskosten, bzw. Bearbeitungs- oder Negativpauschalen?
Achte auch darauf, dass das Unternehmen deiner Wahl Mitglied des Bundesverbands Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) ist. Mitglieder im BDIU verpflichten sich, die in der Satzung des BDIU verankerten berufsrechtlichen Pflichten zu beachten. Werden Verstöße festgestellt, verhängt das Präsidium des BDIU Sanktionen.
Vor der Beauftragung empfehlen wir dir auch mindestens zwei Angebote von Inkassounternehmen einzuholen und zu vergleichen, denn der Leistungsumfang und auch die Kosten für die Inkassodienstleistungen können sehr unterschiedlich ausfallen. Je nach Art und Umfang der beizutreibenden Forderungen solltest du dann deine Entscheidung treffen. Lass dir unbedingt auch immer Erfahrungen und Erfolgen nachweisen.
Fazit
Wir haben dir gezeigt, was die Hauptgründe für das Nichtbezahlen von offenen Rechnungen sind und wie du vorgehen solltest, wenn du Inkasso beauftragen willst. Gut organisiertes Forderungsmanagement bringt dir nicht nur den zügigeren Zahlungseingang und damit eine gesicherte Liquidität, sondern auch die notwendigen Freiräume. Wir hoffen, dass du jetzt besser gerüstet bist und die Entscheidung für dich bzw. dein Unternehmen treffen kannst, die am sinnvollsten ist.
Wir sind davon überzeugt, dass du dich auf das konzentrieren solltest, was du am besten kannst, dein Kerngeschäft. Informationen zu unserer einfachen und transparenten Inkassolösung findest du hier.
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