Kommunikation im Inkassoverfahren…

Wenn Unternehmen ihre überfälligen Forderungen an uns übertragen, starten wir mit dem Inkassoprozess und den Einziehungsbemühungen. Innerhalb dieses Prozesses sind verschiedene Aspekte für eine optimale Forderungsrealisierung wichtig. Neben der Wahrung der Reputation des Auftraggebers, stehen die Kommunikation mit dem Schuldner, unter Anerkennung der berechtigten Interessen unseres Auftraggebers und die Seriosität der Dienstleistung im Vordergrund.

Gerade der Kommunikation mit dem Schuldner kommt eine besondere Bedeutung zu, da wir als professionelles Inkassounternehmen verschiedene Kommunikationskanäle einsetzen, um die überfälligen Forderungen unserer Kunden schnellst möglich zu realisieren.

Hierbei kombinieren wir sowohl die schriftliche als auch die telefonische Mahnansprache. Täglich versenden wir beispielsweise zahlreiche Briefe und E-Mails und dazu kommen eine Vielzahl ausgehender Telefonanrufe. Der Mix der verschiedenen Ansprachen erhöht den Einfluss auf den Schuldner und damit auch die Wahrscheinlichkeit, dass die uns übergebenen Forderungen erfolgreich realisiert werden können.

Schriftliche Ansprache
Unter dieser Form der Kommunikation fallen beispielsweise Briefe, E-Mail und Textnachrichten. Als Inkassounternehmen müssen bereits bei der ersten schriftlichen Mahnung genaue Angaben zur Forderung machen – zum Beispiel den Namen oder die Firma des Auftraggebers. Mit anderen Worten: Aus dem Schreiben muss hervorgehen, für wen die Bezahlung der Forderung beigetrieben wird, unter Angabe des Grundes für die Forderung.

Mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung, müssen wir dem Schuldner nun auch die Identität und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten mitteilen. Zusätzlich Angaben zu Verarbeitungszwecken und Rechtsgrundlagen, Datenkategorien und Datenherkunft sowie Dauer der Speicherung von personbezogenen Daten.

Telefonische Ansprache
Die telefonische Ansprache führt im Vergleich zur schriftlichen Mahnung häufig schneller zum Erfolg, da eine direkte Kommunikation mit dem Schuldner möglich ist. Aus diesem Grund setzen wir diese Form der Kommunikation sehr stark im Inkassoprozess ein.

Mithilfe einer speziellen Gesprächsrhetorik beim Telefoninkasso ermitteln wir die wirtschaftliche Situation der Schuldner und erfragen beispielsweise Informationen wie das Einkommen, den Arbeitgeber oder die Bankverbindung.

Aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Lage des Schuldners können wir weitere effektive Maßnahmen und Entscheidungen einleiten. Sollte der Schuldner nicht in der Lage sein den vollständigen Betrag an uns zu überweisen, kommen wir diesem mit einer, an die finanziellen Verhältnisse angepassten, Ratenzahlungsvereinbarung entgegen.

Darüber hinaus gehen wir jederzeit professionell mit Schuldnereinwänden und Ausreden um, hier ist die richtige Wortwahl und Ausdrucksweise im Mahngespräch entscheidend. Wichtig ist es im Telefongespräch zu differenzieren, denn was sagt der Schuldner und was meint er wirklich? Mit der richtigen Fragetechnik und praxisbewährten Gesprächsleitfaden kann die Wahrscheinlichkeit, dass die Zahlungseingänge eintreffen signifikant erhöht werden.