Tipps – Richtig Mahnen und Inkasso beauftragen…

Viele Unternehmen müssen damit leben, dass ein Teil ihrer Kunden zu spät oder gar nicht zahlt. Das müssen nicht immer hohe Beträge sein, aber diese akkumulieren sich schnell, so dass in der Summe meistens einiges zusammenkommt. Forderungsmanagement ist daher für viele Unternehmen eine Notwendigkeit.

Doch wie solltest du eigentlich damit umgehen, wenn ein Kunde nicht zahlt? Die Frage ist, ob du dich an der Nase herumführen lassen willst oder dich schnell für eine Mahnstrategie entscheidest und ins Handeln kommst. Der professionelle Umgang mit den Forderungen ist für die Rückzahlungsquoten entscheidend!

Es gibt einiges, was du beachten solltest, wenn du zum einen Zahlungseingänge beschleunigen, aber gleichzeitig deine Kundenbeziehung nicht gefährden willst.

Wir erleben oft, dass Unternehmen auf einen organisierten und regelmäßigen Mahnprozess verzichten, weil die Angst, dass man den Kunden verschrecken könnte zu groß ist.

Doch hier sollte man langfristig denken und mit dem richtigen Mahnschreiben nicht nur Zahlungsausfälle reduzieren, sondern gleichzeitig die Kundenbeziehung pflegen. Eine freundliche Zahlungserinnerung zeigt in erster Linie, dass du dein Unternehmen und die respektiven Prozesse im Griff hast.

Doch wie solltest du Zahlungserinnerung bzw. Mahnung richtig formulieren?

Wichtig: Differenziere beim Mahnen, denn deine Kunden sind nicht alle gleich. Du solltest also nicht jedem säumigen Kunden die gleiche „Mustermahnung“ schicken. Ist dein Kunde Unternehmer oder Verbraucher? Neukunde oder Bestandskunde? Ist dein Hauptfokus die Kundenzufriedenheit oder die schnelle Zahlung?

Je nachdem wie deine Antworten auf diese Fragen sind, kannst du deine Mahnstrategie anpassen. Dies tust du, indem du die Tonalität veränderst, positive Zahlungsanreize schaffst oder auch Mahngebühren, Verzugszinsen, Verzugspauschalen usw. in deine Mahnprozesse integrierst.

Vielleicht kennst du auch folgendes Problem? Dein Kunde zahlt seine Rechnung nicht und du zeigst Verständnis, doch wirst immer wieder mit neuen Ausreden vertröstet. Du willst den Kunden nicht verlieren, aber auf der anderen Seite irritiert es dich auf dein Geld zu warten, denn du hast ja deine Leistung bereits mangelfrei abgeliefert.

Das alles kostet dich Zeit, verursacht Aufwand und bremst deine Effizienz. Zugleich stehst du unter Druck, denn jeder Tag, der vergeht, verringert die Wahrscheinlichkeit, dass dein Kunde die Rechnung bezahlt.

Unser Tipp: Verspätetes Mahnen rächt sich. Der Zeitpunkt, also wann du eine Mahnung verschickst ist genauso wichtig, wie der Text auf der Mahnung. Zusätzlich solltest du dich nicht durch kreative Ausreden einlullen lassen. Verständnis kannst du selbstverständlich zeigen, aber mache deinen Standpunkt klar und bestehe auf eine zeitnahe Zahlung.

Was wenn das eigene Mahnen nicht hilft? Wir sind davon überzeugt, dass du dich auf das konzentrieren solltest, was du am besten kannst, dein Kerngeschäft. Wir kümmern uns um deine Außenstände.

Natürlich steht es dir frei, ob du dich selbst um die unbezahlten Rechnungen kümmern willst oder diesen Prozess an einen Inkassodienstleister wie uns abgibst. Wenn du Unternehmer bist, hast du wahrscheinlich bereits einen Dienstleister für dein Forderungsmanagement.

Wir hören immer wieder von Unternehmen, die hier bereits schlechte Erfahrungen gemacht haben, da Ihnen plötzlich Auslagen für Drittkosten, wie Anschriftenermittlungen, Gerichtskosten für den Mahnbescheid oder für die Zwangsvollstreckungsmaßnahmen in Rechnung gestellt wurden, wenn der Schuldner nicht zahlte. Diese Auslagen übersteigen die Kosten der außergerichtlichen Forderungseinziehung um ein Vielfaches.

Der Schuldner muss die Kosten der Beauftragung als sogenannte Verzugskosten an den Gläubiger ersetzen. Oft wird die Inkassodienstleistung aus diesem Grund bei der Geschäftsanbahnung scheinbar „kostenlos“ angeboten, doch wenn der Schuldner nicht bzw. nur teilweise zahlt kann es teuer werden.

Deshalb unser Tipp: Um bedauerliche Überraschungen zu vermeiden, solltest du bevor du einen Inkassodienstleister beauftragst, die folgenden Fragen stellen: Was kostet es mich, wenn der Schuldner nicht bzw. nur teilweise zahlt? Was passiert im Nicht- bzw. Teilerfolgsfalle mit den Auslagen für Drittkosten, wie Gerichtskosten, Anschriftenermittlungen und Bonitätsabfragen usw.? Gibt es Erfolgsprovisionen, Einrichtungsgebühren, Nichterfolgskosten, bzw. Bearbeitungs- oder Negativpauschalen?

Doch aufgepasst, denn die Arbeitsweise von Inkassounternehmen ist immer wieder Missverständnissen ausgesetzt. Viele assoziieren Inkasso mit gängigen Klischees, wie zum Beispiel Männer mit schwarzen Jacken oder Moskauinkasso. Es hilft natürlich auch nicht sonderlich, dass die Medien Öl ins Feuer gießen, mit Überschriften wie: „Jobcenter hetzt Flüchtlingsbürgen Inkasso-Büro auf den Hals“.

Ja, es stimmt, es gab eine Zeit, als der Inkassomarkt dem wilden Westen ähnelte und Inkassounternehmen meist im Schatten agierten. Doch das ist im Jahre 2018 anders! Bereits durch ein 2013 in Kraft getretenes Gesetz wurden die Inkassokosten auf die entsprechende Vergütung eines Rechtsanwalts gedeckelt. Dazu kommen stetig neue Verordnungen und Regeln an die sich seröse Inkassounternehmen halten, wie beispielsweise die Insolvenz- und Datenschutzgrundverordnung oder E-Privacy-Richtlinie, um einige zu nennen.

Wichtiger Tipp: 2017 präsentierte der Bundesverband für Inkassounternehmen seine Beschwerde Statistik und auf 67 Millionen Forderungen, gab es laut dieser nur 600 Beschwerden! Wenn das nächste Mal von Fake-Inkasso-Betrügen, Abzocke usw. berichtet wird, weißt du nun, dass Inkasso in 99,9991 Prozent aller Fälle beanstandungsfrei abläuft!